隨著經濟和社會的快速發展，對于檔案的要求也越來越高，傳統檔案的記錄和保存方式已經越來越難以適應快節奏發展的社會腳步，這篇電子工程論文探索電子檔案順應時代的需求出現并慢慢取代了傳統檔案的存在，但是電子檔案的發展也不是空穴來風，也是從傳統檔案這一土壤發展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運行方式、管理方法和傳播服務中都具有極大的共性特點，這也是電子檔案發展的基礎，從這些共性中取得發展的指導，但是電子檔案和傳統檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強，力求能夠更好地為社會服務和大眾服務。《西安電子科技大學學報》是電子信息學科的學術刊物，雙月刊 , 國內外公開發行。我們的辦刊方針是：發揮我校的學術優勢，反映國內外高質量、高水平的最新科研成果，體現通信與電子信息特色，擴大學報的影響，促進國內外學術交流，熱心培養學術人才，為"科教興國"和"科教興校"服務。榮獲陜西省優秀期刊、曾13次榮獲省部級優秀期刊榮譽和優秀編輯質量獎;2006年榮獲首屆中國高校優秀科技期刊獎，《物理學、電技術、計算機及控制信息數據庫》教育部優秀高校學報。

　　摘要：隨著社會科技的快速發展，檔案管理事業的發展也跟隨著科技的發展不斷地更新，并以新的面目在社會中繼續發揮著重要的作用，而當今利用電子計算機科學技術的發展使得電子檔案的發展越加快速，同時傳統的紙質等檔案管理已經逐漸被電子檔案替代，在當今的社會發展中也發揮著非常重要的作用，本文主要根據目前的電子檔案快速發展的事實進行兩者之間的差異和共性進行探討和分析，并提出一些見解和看法以供參考。

　　關鍵詞：電子檔案;傳統檔案;差異共性

　　傳統檔案是記錄個人或者組織在社會和國家發展中的各種重要的文字文獻，在歷史的發展過程中發揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會發展的重大事件和發展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質或者實物的方式來進行記錄和登載。而電子檔案是利用當前最先進的科學計算機技術來進行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。

　　1電子檔案和傳統檔案在管理上的差異

　　1.1電子檔案和傳統檔案的歸檔時間具有差異性

　　紙質的檔案和電子檔案的歸檔時間是不同的，紙質檔案一般要在進行細致的登入，進行相關的編號和分類處理，再進行細致的核對和審核整理后才能進行相應的歸檔的工作，完成后還要進行日常的處理和看護，歸檔時間還必須進行嚴格審核。而電子檔案可以進行隨時的登記和確認，利用電子計算機快速的計算和統計分類管理功能可以將繁多的檔案進行統一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發送給檔案保管和管理部門進行管理。

　　1.2電子檔案和傳統檔案的歸檔方式存在差異

　　電子檔案文件可以利用先進的計算機技術中的電子編碼技術，將需要記錄的文字進行數字化，再利用文件將這些數字化的數據記錄下來，不僅記錄耗費空間小記錄信息全面，而且可以實時進行檔案錯誤的修改，將原始憑證中的關鍵信息進行特殊記錄，但是卻較難以進行辨別和確認。而傳統的紙質檔案在歸檔時則只能進行傳統的書面記錄，且無法進行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實的問題。

　　1.3檔案文件分類和編目方式的不同

　　電子檔案文件在進行分類和編目時主要還是利用了電子計算機的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時，可以利用數字化程序對檔案文件進行唯一文件號的編制，根據文件號的規律進行進一步的分類號和歸檔號的編制，管理人員可以根據分類號的歸檔號進行分類管理。而傳統的紙質檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關鍵詞和主題詞進行錄入和分類，在管理時需要耗費大量時間進行主題詞的分類歸納，分類完在進行歸檔管理。

　　1.4電子檔案和傳統檔案保管方式存在差異

　　電子文件主要利用的是高內存的硬盤等載體進行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質的影響使其性能大不如前，其可讀性也會遭受一定的損害，但是由于科技的發展，文件的新載體和新儲存載體的不斷發展也促進著電子檔案的發展提升，傳統的紙質檔案在保管方式利用紙質的文件載體，這也給改善電子檔案保存環境的提供了一個有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個方式。

　　1.5電子檔案和傳統檔案的查詢利用方式存在差異

　　傳統的檔案的查詢方式主要是利用關鍵詞來進行相關的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費人力、物力和精力。而相比傳統的紙質檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關鍵詞進行搜索，電子計算機可以搜索到用戶輸入的所有的相關的內容，以便讀者的選用，同時讀者還可以通過成為檔案數據庫的相關會員進行遠程登錄操作，在線上線下都可以進行相關的檔案文獻操作和查詢。

　　1.6不同檔案管理方式對檔案管理工作人員有不同要求

　　不同的檔案管理方式對于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識和技能，能夠對檔案的管理進行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計算機操作和使用素質，要掌握最基本的計算機數據庫管理系統的操作要領和技巧，能夠進行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時還要有創新能力，對電子檔案的管理方式能夠進行高效率的和高水平的提升，利用相關軟件，將操作技能大大提升，優化電子檔案的管理現狀。

　　2電子檔案與傳統檔案管理的共性方面

　　2.1傳統檔案是電子檔案的形成基礎

　　電子檔案并不是能夠憑空進行記錄的，其發展的基礎仍然是紙質檔案，檔案資源的電子化是建立在計算機科學技術發展的基礎上的，而紙質檔案的信息來源都是來自于社會的各項實際活動信息的記錄，也是反應社會情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進入電子系統和網絡系統的，需要通過電子檔案化的手段進行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進行更好的記錄。

　　2.2電子檔案管理基本原理是傳統檔案的集成和發展

　　電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統檔案的管理方法和理論，而是在其基礎上進行了極大的創新和提升，具有著傳統檔案管理方法不具備的多個功能，但是其發展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發現傳統檔案管理和電子檔案不相適應的缺點和不足，有針對性地從服務和管理方面改善電子檔案的信息服務能力和保存能力，因此從服務手段、服務品質、管理能力和管理效果進行對比，電子檔案的發展都是對傳統檔案的集成和發展，而其為社會服務的功能也將會比傳統檔案更加突出和優秀，進一步增強檔案的實際管理功能。

　　2.3電子檔案進一步擴大了傳統檔案的信息來源

　　電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進的電子科技技術和互聯網技術，開拓性地將檔案信息記錄變為了電子記錄的方式，使得電子版的檔案可以在網絡中進行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統檔案所不具有的一大進步之一，傳統檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統一些較好的優點外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會功能和服務功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務。