信息技術發展日新月異，以大數據技術、云計算技術為代表的信息技術在各個行業得到了發展與應用，合同信息化管理成為趨勢，財務云平臺在企業財務信息管理中也得到了廣泛應用。合同內部控制在組織中規范化管理、經營風險識別、運行風險控制等方面發揮著重要作用，而基于財務云平臺的合同管理內部控制評價能夠滿足企事業單位內部控制評價需求。本文從H海事公司合同管理內部控制現狀出發，分析了公司合同管理系統的功能、流程，在此基礎上主要圍繞管理權限、合同管理質量與效率、對合同管理進行全生命周期管控三個方面開展基于財務云平臺的合同管理內部控制價值研究。

　　關鍵詞：合同信息化;合同管理;財務云平臺

　　一、前言

　　在以大數據技術和云計算技術為典型代表的信息技術發展帶動下，會計信息化建設已經在各行政事業單位會計管理中占據重要位置，這就要求行政事業單位遵循會計改革的相關制度和要求，實現會計信息化工作的目標和任務，科學構建基于信息化技術的合同管理信息系統以對合同進行內部控制。財政部門為加強行政事業單位合同內部控制，出臺了《行政事業單位內部控制規范(試行)》，其中明確指出，行政事業單位的合同內部控制已經成為組織管理的重要組成部分，在云會計、大數據技術以及“互聯網+”技術的帶動下，傳統的公司合同管理內部控制方式和行政事業單位合同管理需求已經不相適應，必須重新構建與新的會計信息化發展形勢相適應的合同管理內部控制模式。行政事業單位開展經濟活動重要驅動力為通過經濟行為獲取利益，其中起著重要樞紐作用的媒介便為合同，其在內部控制管理中的作用也顯而易見。H海事公司作為大型行政事業單位，為了避免由于下屬分公司分布地域廣泛產生日常業務處理效率低下的情況，H海事公司統一由公司財務部門牽頭，花費巨資構建功能強大的財務云平臺，平臺的核心業務為公司的財務核算，并以財務云平臺為載體開發出了便捷適用的合同管理系統，充分發揮大數據技術和云計算技術的優勢，對H海事公司經濟合同進行信息化管理。為在各個部門推廣使用合同管理系統，公司技術人員開發出了APP軟件進行合同管理，APP可以實現多種功能，如在系統上對合同進行審批、復核與實時查詢，合同進展情況統計及分析等，使海事公司的合同管理具有智能化、信息化特點，在提高合同管理效率、質量的同時，大幅降低了合同管理過程中存在的經濟風險。

　　二、H海事公司合同管理內部控制現狀

　　H海事公司為一家規模較大的行政事業單位，隸屬于交通部，公司成立的初衷是在長江沿線主管重慶段水上安全監督管理、監督船舶避免產生水體污染、開展所轄沿線水上事故應急及人員搜救，作為行政執法部門，下屬15個海事處及30個海事執法所，并且建立了H海事公司通信信息中心。按照財政部頒布并要求實施的《內控規范》相關要求，建立了服務于海事公司合同管理內部控制的財務云平臺，對合同進行全流程的動態性可視化管理。

　　(一)H海事公司合同管理內部控制制度簡述

　　根據《內控規范》要求，H海事公司針對其中的具體內容于次年結合公司合同管理情況，制定了《H海事公司經濟合同管理辦法(試行)》，對合同進行科學管控，并明確了不同類型合同的簽訂條件、合同執行的經濟范疇、所遵循的條件，對合同執行情況如何有效監督等內容。修訂的合同管理辦法主要對合同的諸多要素進行了規定和說明，如所簽訂合同的類型、合同雙方的權責利、合同相關方的時間要求、合同執行進度、合同變更和解除、合同主體的法律認定等，同時對經濟行為主體也進行了界定。還專門成立了用于合同管理的復核小組，規定了合同承辦機構與合同主管機構分別需要承擔的責任和需要履行的義務。

　　(二)H海事公司合同管理系統功能介紹

　　H海事公司在構建合同管理框架時將有關的合同管理程序、合同管理制度與相應權限都融入其中，構建的基于財務云基礎的海事公司合同管理系統可以實現多種功能，如經濟合同的導入、線上審批、線上審核、合同執行進度查詢、進度提示、到期提醒、歸檔與臺賬等，合同管理系統框架如圖1所示。由圖1可以看出，基于財務云平臺的H海事公司合同管理系統功能設計從擬定合同草稿開始，然后確定合同內容后經過公司管理層、復核小組的審核確定合同內容后，與合同方訂立正式的合同，之后進行合同的存檔與系統錄入。在合同錄入系統后，開始履行合同內容。平臺會按照進度對合同執行方進行到期未辦事項提醒。合同執行完畢后進行款項結算，結算主要經過收支管理系統實現。結算完成后對合同進行歸檔處理。在全部流程走完之后，系統會對合同進行統計分析，并建立合同臺賬。

　　(三)H海事公司合同管理內部控制程序

　　根據《內控規范》對合同管理相關要求及規定，H海事公司合同管理系統進行內部控制時分為三個方面，即合同簽訂、合同內容執行、合同執行完畢的歸檔管理。H海事公司在建立基于財務云平臺合同管理系統時，首先對傳統合同管理方式產生的內部控制流程進行梳理，對原有的合同管理方式與流程進行優化和改進，在建立基于財務云平臺的合同管理系統時將重點關注的合同管理事項融入其中，以此類推，在貫穿合同各環節過程中實現合同管理的內部控制。系統搭建完成之后，進行多次的測試和評估，根據測評結果進行數次程序優化后逐步實現合同全項目、全流程、全周期的管理。在合同簽訂階段，首先由海事公司的合同承辦部門發起合同立項申請，在對合同合作部門進行資信調查后和受約方開展談判。最終選擇完成合同談判方并確定合同內容后，合同管理部門進行合同文本的起草，并將相關要素導入合同管理系統中，然后由法律主管部門、紀委監察部門、財務管理機構和技術主管部門論證合同文本及條款是否合法、合規及是否可執行，審核完成后會由系統自動生成專用的《H海事公司經濟合同審查表》。表格填寫完成并由各部門確認后，流程進入合同復核階段。在進行合同復核時，合同會自動傳至復核小組組長，小組組長在收到待復核的合同后會指派專門的成員集體就合同主體、內容、履行方式、期限、應盡職責與義務等進行討論確定，最終系統自動生成《H海事公司經濟合同復核表》。憑借生成的復核表，管理層會認為合同內容已經通過審核，則會在自己權限內對合同進行審批，最終完成合同的簽訂工作。在簽訂合同后，合同管理系統會自動識別并做好臺賬記錄，這一結果在合同登記模塊中實現，合同登記功能的實現由合同管理人員在后臺通過合同“錄入”完成，合同在系統中錄入后會包含各類信息，如合同雙方的基本信息、合同簽訂的金額、合同約定的時間期限、合同中用于收付款的銀行信息、合同需要提供的質押金等。文本在簽訂完成后需要上傳到系統，上傳時主要將合同文本及附屬資料以電子掃描件的形式進行上傳。為更好地管理合同進度，合同管理系統設計開發出待辦工作模塊，將合同中即將到期的履約事項進行預警和自動消息提示，如階段時間應該完成的內容、合同條款約定的收付款時間等。以上內容在完成系統登記后便會由具有權限的人員上傳至合同管理部門，經過相關部門審核通過后便正式生效圖1H海事公司基于財務云平臺的合同管理系統功能示意圖并進入到合同履約階段。進入到合同履約階段后，合同管理系統會在合同約定期限的前十天自動提醒相關的經辦人員按期辦理履約手續，讓合同履約方及早準備收付款事項。常出現的到期提示為“催款通知書”、“分期收(付)款合同計劃執行表”，相關表格由合同方自行打印后按照規定流程辦理。根據合同簽訂內容的完成進度計劃表，接近合同約定計劃和時間后，合同管理人員在系統中填寫合同收付款表格，以申請表的形式上傳到財務部門，財務部門在收到申請后會利用合同管理系統的“審核”功能進行財務審核，通過審核后會執行合同收付款約定。在系統上完成合同收付款事項后，合同管理系統上的收支管理平臺會自動將合同收付款情況導入系統中。基于財務云平臺的合同管理系統設置的查詢系統能夠在取得一定權限的情況下隨時跟蹤查詢合同執行情況和進度，并對合同執行效果進行分析，對執行進度滯后的合同進行提前預警。如果合同執行過程中發生的金額超出了簽訂合同時的金額，系統會自動識別并要求進行合同變更，主要簽訂補充合同。簽訂補充合同時的流程和正常簽訂合同流程一樣，在合同管理系統中選擇“合同補錄”功能完成補充合同的登記。合同履行完后進入歸檔階段，在系統提示給用戶執行完畢后，會對業務部門發送提醒，讓其經管人員進行合同歸檔。在系統上提示合同歸檔后，上傳到合同系統的歸檔合同會被轉到財務部門，財務部門對其進行審核，如果審核通過，則會進行合同歸檔處理，歸檔后合同的所有流程都執行完畢。如果在合同執行過程中有些條款有疑議，則需要開會討論后下發會議紀要，由H海事公司按照規定和執行程序在合同管理系統中被“強制歸檔”。

　　三、基于財務云平臺的H海事公司合同管理內部控制價值分析

　　H海事公司在財務云平臺基礎上構建起私有云系統，對合同管理的權限可以層層下放，能夠細分到所有的功能模塊，合同管理員根據需要進行角色和權限設置，同時結合用戶的角色分配相應的操作權限。合同管理信息化建設功能模塊主要包括如下幾個方面：合同簽約方的管理、合同文本管理、企業預算管理、合同執行進度管理、合同變更及到期事項提醒等，基于以上信息化功能設計，以財務云平臺為基礎設計了海事公司內部經濟合同的信息化管理系統。此系統以服務于H海事公司合同管理流程，實用性較強，對各個模塊進行了權限設定，合同管理的效率得到顯著提高，經濟活動管理水平也得到提升，對于預防合同風險、降低經營成本都起到了重要作用。還能借助合同管理系統讓各個輔助部門的工作人員都能實時掌控合同進展情況，有利于H海事公司規范合同內部控制管理程序。

　　(一)構建了高效率的權限控制體系

　　建立基于財務云平臺的合同管理內部控制系統后，合同信息化管理與傳統合同管理方式相比，最大的不同點在于功能模塊控制權限不同，合同管理人員的工作方式由之前的以紙質合同為媒介向信息化管理系統方式下的管理系統轉變。在建立合同管理系統后，H海事公司嚴肅制度執行，并綜合考慮政策可操作性和可執行性，對每個使用系統的人員在管理權限方面進行嚴格控制。如果操作人員在公司中擔任不同職務，則給這些人員單獨設置權限，這種權限賦予方式對降低合同管理風險起著重要作用。合同管理系統在設置權限時，將管理員的用戶角色、操作權限與模塊功能緊密聯系在一起，能夠對沒有獲取權限的管理模塊進行管控，未經授權無權進行訪問，符合《內控規范》中對合同保密提出的要求。

　　(二)提高了合同管理的效率與質量

　　在完成合同簽訂后，合同各個部門的執行貫穿合同全生命周期中，如果項目的周期較長，工作流程繁多，則會產生龐大的海量化信息。在財務云平臺上開展合同有關系的各項工作時，各項信息的處理較為便捷，信息的獲取、分析、處理更為高效，也就提高了公司合同管理的效率。如果在合同處理過程中遇到突發狀況，合同管理人員已經獲得了處理權限，則可以利用財務云平臺的電腦客戶端或者手機移動APP快速獲取所需的合同信息。并可以根據合同分類對合同的不同階段如期間、合同類別、合同承辦部門等開展合同查詢，還能夠為進一步對合同進行便捷管理而生成合同執行進度報告，借助可視化的信息工具形成圖表幫助合同管理人員進行決策。這樣就能使合同管理的工作量得到控制，合同管理的效率與管理質量會得到顯著提高，加速了H海事公司合同管理思路的創新。

　　(三)提升了合同管理的水平

　　以合同執行過程中系統設置的“到期提醒”功能為例，設置該功能后，合同管理系統會在合同約定日期的前十天自動提醒財務人員根據合同進展情況開展收付款工作，提醒的內容包括合同到期時間、合同需要支付的金額等。對合同的關鍵點和關鍵事項進行預警，能夠協助財務工作人員事前進行財務規劃及財務分析和決策。利用信息化管理系統，合同信息通過網絡途徑及時得到反饋，既加強了合同的實時管理，也延伸了合同信息獲取的路徑與渠道，保證了合同信息的真實性與有效性，為H海事公司進行合同談判及財務預算提供了可以參考的詳細信息，也為單位不斷提高決策水平搭建了有效平臺。利用建立的基于財務云平臺的合同管理信息系統對合同信息進行有效歸集，既能夠使合同管理水平提升到新臺階，還能夠對合同中包含的單位管理信息進行分析，進而為公司的預算決算、資源投入等行為提供了有力的支撐和信息參考。

　　(四)實現了合同全生命周期風險管理

　　在未建立合同管理系統之前，以往的合同管理方式下，公司無法實現對所有簽訂合同進行統一管理或者統一監控，無法對所有合同的執行信息進行反饋，合同管理要求或者合同管理制度成為擺設。對H海事公司合同管理業務職責進行梳理并對合同管理業務進行分析認為，在建立合同管理系統后，對合同的管理實現了全生命周期的自動化運作模式，包括合同簽訂、合同審核、審批、合同臺賬登記、合同執行、執行過程監控、合同的查詢、合同的統計分析與歸檔等環節與程序，實現了合同各個環節的規范化管理。特別是在合同管理系統設計時引進了對關鍵事項或異常事項的提醒功能，可以起到風險預防作用，也使合同管理實現了全周期動態管理。如果合同的風險偏高，則應該對重要環節和重要內容設置提醒功能，讓系統在關鍵節點進行提示，利用電腦客戶端或者移動APP軟件都可以讓合同管理人員及時跟進合同執行情況，從而使公司的合同管理人與公司管理層都能夠關注合同執行情況，從而有效防范合同履約風險。

　　四、總結

　　H海事公司為方便合同管理，構建了基于財務云平臺的合同管理系統，利用合同管理系統對合同進行內部控制，提升了合同管理信息化程度。這一管理系統在一定程度上解決了下屬公司分散給合同管理帶來的合同管理低效率情況，提高了合同管理效率和合同管理質量與水平，也增強了公司合同風險管控能力。利用財務云平臺基礎上的合同管理系統，實現了各項業務如收付款管理、財務預算管理、合同建設項目管理、公司資產管理的融合與統一，使H海事公司的信息化管理水平成為公司管理的重要環節，也使H海事公司合同管理提升到了新層次，具有較高的內部控制價值，值得各行政事業單位及公司參考和借鑒。

　　主要參考文獻

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　　作者：張琴