信息時代中，數字化技術在社會的各個領域都發揮著不可替代的作用。在城市現代化建設中，加快城建檔案管理數字化建設，是城建檔案發展的新趨勢。檔案管理數字化建設不僅可以長期保存檔案，還可以提高檔案管理的效率并實現資源共享，最終獲取最大化的利用價值。本文作者結合自身多年工作經驗，對城建檔案管理數字化建設提出了自己的幾點拙見，僅供參考。

　　關鍵詞：城建檔案；數字化；建設

　　對于檔案管理而言，城建檔案數字化建設是一種新的、高效、科學的方式，不僅可以提高檔案信息的規范性，還可以創新檔案管理模式，為城市建設提供可靠數據支持。在如今信息化大爆發的時態下，數字技術已無時無刻不在影響著人們的生活及工作［1］。與此同時，城建檔案的數據信息量持續增長，無疑是增加了城建檔案管理難度。為了推動城市化建設，城建檔案管理應順應時代發展，加快數字化建設，提供高水準檔案服務。

　　1城建檔案管理數字化的基本內容及分析

　　城建檔案管理，由政府部門為主導，管理對象不只是城市規劃與發展方向，還涉及工程管理及建設各個環節，城建檔案管理要求數據信息真實可靠，這些信息的載體主要分為文字、圖片、圖紙、光盤等，每一種檔案管理要求會有所差異。傳統城建檔案管理模式下，紙質信息是管理重點，需投入大量的人力物力［2］。早期還能夠滿足城建工程發展需求，然而隨著利用量的增加，傳統檔案管理模式的局限性與弊端日益凸顯。例如，查詢檢索利用率較低，調閱檔案必須由庫房管理人進行調卷，經由申請→登記→出庫→利用→檢查→歸還→入庫過程，流程十分繁雜［3］。同時，反復調閱原件、復印材料及圖紙，造成原件不同程度的損傷，進而不利于城建檔案的編研、開發與利用。對此，城建檔案進行數字化建設，要借助各種掃描技術對檔案有價值的信息進行廣泛采集，并有針對性地有效分解紙質檔案原件陣式信息元素，將其轉變為電信號，這要求將其如實輸入到數字化檔案管理系統中，進而生成圖像文件。通過數字化處理后，可直接儲存紙質檔案圖像文件，再結合相關信息數據庫，以此形成檔案資料，具有快速引用、快速檢索等優勢。另外，城建檔案數字化建設，在一臺計算機上輕松完成登記、查詢、調卷等操作，人力物力投入少，并可共享城建檔案資源，發揮城建檔案最大化價值。

　　2城建檔案管理數字化建設意義

　　2.1能實現資源共享

　　在新經濟狀態下，經濟全球化趨勢日益明顯，檔案資料信息化備受關注，是全球共享檔案資料的有效途徑之一。城建檔案管理數字化建設可打破信息用戶之間的阻隔，相互之間傳遞、開發與利用信息資源，促使信息資源發揮最大利用價值。

　　2.2是開展檔案工作的新標志

　　傳統的檔案管理方法已經無法滿足當今信息飛速發展的需求，檔案管理事業無論是外在客觀條件還是內在實際需求均發生著翻天覆地的轉變，徹底改變了“手書寫、管檔案、收檔案”的模式。檔案管理人員，應真正意識到檔案數字化建設的必要性，采用與社會發展相適應的檔案管理工作方式，這樣才能保證檔案數字化管理緊跟社會發展，為社會做出更大的貢獻。

　　2.3是信息改革的新需求

　　以往檔案管理工作人員的主要工作是對檔案進行采集、書寫、整理、保存及發放，其需要投放大量人力，且工作效率較低。城建檔案數字化建設后，不僅減少了人力投入，還提高了工作效率，并增加了檔案存儲方式。在現代城市化建設進程中，發展檔案管理數字化建設事業，能夠使城市現代化建設起到積極的作用。

　　3加快城建檔案管理數字化建設的有效對策

　　目前，城建檔案管理應緊跟時代發展，如果單純地只采用傳統檔案管理方式，則難以深層次開發檔案資源，檔案則缺失了其他的應用價值，不符合大數據時代發展的要求。為了能夠改變這一現狀，城建檔案數字化管理是大勢所趨。數字化建設意識、數字化平臺建設、基礎建設人才是數字城建檔案數字化建設的關鍵因素。

　　3.1強化工作人員的數字化建設意識

　　作為城市建設的主要資料，城建檔案在城市建設管理中占有不可忽視的位置［4］。而城建檔案的信息化管理系統則在城市化建設事務中發揮著重要的作用，所以檔案管理部門應引導管理人員及檔案工作人員真正認識到檔案管理的價值，加強對城建檔案管理數字化建設的意識，掌握城建檔案數字化管理系統的操作技能。只有有效改變各級管理人員及工作人員的思想意識，城建檔案管理數字化建設才能真正落到實處。

　　3.2加強信息化基礎設施建設

　　城建檔案館應高度重視信息化基礎設施的建設，投入穩定資金，積極構建數字化建設平臺，配齊城建檔案存儲、備份、掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等基礎性設施。借助計算機管理軟件，廣泛收集、整理、立卷、保管與檢索利用各種城建檔案［5］。同時，構建各種專題信息數據庫、館藏檔案目錄數據庫。

　　3.3庫存檔案數字化、增量檔案電子化工作是數字化城建檔案建設的基礎

　　檔案的數字化包含兩個部分，一個是庫存的檔案需要數字化，一個是新進館的檔案一定要電子化，避免再掃描的工作，這些工作是數字化城建檔案建設的基礎。就此，國家檔案局和住建部都對庫存檔案的數字化和增量檔案的電子化提出了明確的要求，尤其是2020年3月1日實施的《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328–2019），其中的“每項建設工程都應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應紙質檔案”條款，可真正開啟了數字化建設的新篇章。

　　3.4搭建數字化城建檔案管理平臺

　　城建檔案館應立足于自身實際情況，積極構建數字化城建檔案管理平臺，設計檔案接收、檔案管理、檔案服務、大數據分析四個模塊，并積極借助城市大數據中心。查閱人員只需通過電腦檢索便可迅速查詢到所需的檔案標題，而且可點開查看電子檔案，使得群眾和企業享受高效率、便捷的檔案查詢體驗。同時，這一平臺具有存儲電子化、增量電子化、檢索自動化等功能，可加快城建檔案館數字化建設，為智慧化城市建設提供可靠數據。

　　3.5創新城建檔案數字化管理技術

　　現階段，城建檔案數字化建設在穩步進行中，還需要積極創新，促使其快速發展。在檔案的利用方面，應多從服務角度，為查檔者提供最大的方便。例如，可以增加自助查檔、預約查檔、在線查檔、地圖查檔、移動端查檔、3D庫房查檔等各種形式。

　　3.6引入數據安全系統

　　目前，城市建設步伐不斷加快，城建檔案數量持續增加，尤其是很多城市開展了地下管線普查測繪工作，數據檔案管理任務更加嚴峻，安全壓力日益倍增。為了能夠更好地服務城市建設，保證檔案數據庫的安全，城建檔案館可引入數據安全系統。系統可具備閱讀、編輯、打印、復制、截屏等一系列安全權限控制功能，可安全加密系統中每一份文檔，避免文檔被竊取。同時，該系統應對閱讀權限次數、文檔到期時間等進行控制，打印文件時會留下細致的日志記錄，便于隨時查找打印問卷終端機器人和操作人，有效預防文件以紙質文件的方式流失。

　　3.7強化檔案管理隊伍的培訓與引進工作

　　為了更好地提供檔案服務，城建檔案館應加強檔案數字化建設，想方設法培養優秀管理隊伍。縱觀城建檔案館，檔案管理隊伍的信息化綜合素質較差，且良莠不齊。鑒于此，城建檔案館應積極探尋人才隊伍建設策略，有效保證城建檔案管理數字化建設的順利進行。其一，組織形式多樣的培訓活動。可采用在職培訓的方式，要求國內信息化技術專家來單位開展專題講座活動，也可采取委培的方式，積極吸收先進管理理念；其二，培訓內容應覆蓋廣泛范圍、主次分明。和傳統的城建檔案管理工作相比，城建檔案數字化建設具有很強的復雜性及高風險，這就需要培訓教育內容應將檔案管理、法律和信息化等層面全面囊括其中，同時確保主次分明，增強培訓效果；其三，加大檔案管理人才引入力度，但必須滿足專業過硬、綜合實力較強的條件，充分發揮人才帶動作用，打造一支優質城建檔案人才隊伍，以堅實的基礎為城建檔案管理數字化建設的有序開展提供有效支持。

　　結語：

　　總之，在信息化技術日益普及的今天，檔案信息也更加繁雜，城建檔案管理數字化是必然趨勢。因此，城建檔案館應借助計算機網絡環境與大數據環境，借助數據挖掘技術進一步挖掘城建檔案信息數據，為群眾提供優質、多樣化服務，促使城建檔案資源價值充分實現，提高利用率，以此來保證城市化建設可持續健康發展。

　　參考文獻：

　　［1］孫偉.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考［J］.國際公關，2019（12）：201.

　　［2］田學.城建檔案管理數字化建設問題的思考研究［J］.辦公室業務，2019（07）：51.

　　［3］梁霄.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考［J］.中國管理信息化，2018，21（12）：166—167.

　　［4］王霞.城建檔案數字化建設面臨的問題及對策思考［J］.中國管理信息化，2016，19（24）：178.

　　［5］鄺玲紅.探討怎么搞好城建檔案數字化工作［J］.智能城市，2016，2（03）：105+108.

　　［6］傅政權.新形勢下城建檔案管理數字化建設探討［J］.科技創新與應用，2015（21）：277.

　　作者：苗春丹