信息時(shí)代中，數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可替代的作用。在城市現(xiàn)代化建設(shè)中，加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，是城建檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅可以長(zhǎng)期保存檔案，還可以提高檔案管理的效率并實(shí)現(xiàn)資源共享，最終獲取最大化的利用價(jià)值。本文作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出了自己的幾點(diǎn)拙見(jiàn)，僅供參考。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；建設(shè)

　　對(duì)于檔案管理而言，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一種新的、高效、科學(xué)的方式，不僅可以提高檔案信息的規(guī)范性，還可以創(chuàng)新檔案管理模式，為城市建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)支持。在如今信息化大爆發(fā)的時(shí)態(tài)下，數(shù)字技術(shù)已無(wú)時(shí)無(wú)刻不在影響著人們的生活及工作［1］。與此同時(shí)，城建檔案的數(shù)據(jù)信息量持續(xù)增長(zhǎng)，無(wú)疑是增加了城建檔案管理難度。為了推動(dòng)城市化建設(shè)，城建檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快數(shù)字化建設(shè)，提供高水準(zhǔn)檔案服務(wù)。

　　1城建檔案管理數(shù)字化的基本內(nèi)容及分析

　　城建檔案管理，由政府部門(mén)為主導(dǎo)，管理對(duì)象不只是城市規(guī)劃與發(fā)展方向，還涉及工程管理及建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)，城建檔案管理要求數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠，這些信息的載體主要分為文字、圖片、圖紙、光盤(pán)等，每一種檔案管理要求會(huì)有所差異。傳統(tǒng)城建檔案管理模式下，紙質(zhì)信息是管理重點(diǎn)，需投入大量的人力物力［2］。早期還能夠滿足城建工程發(fā)展需求，然而隨著利用量的增加，傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性與弊端日益凸顯。例如，查詢(xún)檢索利用率較低，調(diào)閱檔案必須由庫(kù)房管理人進(jìn)行調(diào)卷，經(jīng)由申請(qǐng)→登記→出庫(kù)→利用→檢查→歸還→入庫(kù)過(guò)程，流程十分繁雜［3］。同時(shí)，反復(fù)調(diào)閱原件、復(fù)印材料及圖紙，造成原件不同程度的損傷，進(jìn)而不利于城建檔案的編研、開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)此，城建檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，要借助各種掃描技術(shù)對(duì)檔案有價(jià)值的信息進(jìn)行廣泛采集，并有針對(duì)性地有效分解紙質(zhì)檔案原件陣式信息元素，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘?hào)，這要求將其如實(shí)輸入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，進(jìn)而生成圖像文件。通過(guò)數(shù)字化處理后，可直接儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案圖像文件，再結(jié)合相關(guān)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以此形成檔案資料，具有快速引用、快速檢索等優(yōu)勢(shì)。另外，城建檔案數(shù)字化建設(shè)，在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上輕松完成登記、查詢(xún)、調(diào)卷等操作，人力物力投入少，并可共享城建檔案資源，發(fā)揮城建檔案最大化價(jià)值。

　　2城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

　　2.1能實(shí)現(xiàn)資源共享

　　在新經(jīng)濟(jì)狀態(tài)下，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)日益明顯，檔案資料信息化備受關(guān)注，是全球共享檔案資料的有效途徑之一。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)可打破信息用戶之間的阻隔，相互之間傳遞、開(kāi)發(fā)與利用信息資源，促使信息資源發(fā)揮最大利用價(jià)值。

　　2.2是開(kāi)展檔案工作的新標(biāo)志

　　傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今信息飛速發(fā)展的需求，檔案管理事業(yè)無(wú)論是外在客觀條件還是內(nèi)在實(shí)際需求均發(fā)生著翻天覆地的轉(zhuǎn)變，徹底改變了“手書(shū)寫(xiě)、管檔案、收檔案”的模式。檔案管理人員，應(yīng)真正意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，采用與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理工作方式，這樣才能保證檔案數(shù)字化管理緊跟社會(huì)發(fā)展，為社會(huì)做出更大的貢獻(xiàn)。

　　2.3是信息改革的新需求

　　以往檔案管理工作人員的主要工作是對(duì)檔案進(jìn)行采集、書(shū)寫(xiě)、整理、保存及發(fā)放，其需要投放大量人力，且工作效率較低。城建檔案數(shù)字化建設(shè)后，不僅減少了人力投入，還提高了工作效率，并增加了檔案存儲(chǔ)方式。在現(xiàn)代城市化建設(shè)進(jìn)程中，發(fā)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)事業(yè)，能夠使城市現(xiàn)代化建設(shè)起到積極的作用。

　　3加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

　　目前，城建檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，如果單純地只采用傳統(tǒng)檔案管理方式，則難以深層次開(kāi)發(fā)檔案資源，檔案則缺失了其他的應(yīng)用價(jià)值，不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求。為了能夠改變這一現(xiàn)狀，城建檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨。數(shù)字化建設(shè)意識(shí)、數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)人才是數(shù)字城建檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵因素。

　　3.1強(qiáng)化工作人員的數(shù)字化建設(shè)意識(shí)

　　作為城市建設(shè)的主要資料，城建檔案在城市建設(shè)管理中占有不可忽視的位置［4］。而城建檔案的信息化管理系統(tǒng)則在城市化建設(shè)事務(wù)中發(fā)揮著重要的作用，所以檔案管理部門(mén)應(yīng)引導(dǎo)管理人員及檔案工作人員真正認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，掌握城建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作技能。只有有效改變各級(jí)管理人員及工作人員的思想意識(shí)，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)才能真正落到實(shí)處。

　　3.2加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　城建檔案館應(yīng)高度重視信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，投入穩(wěn)定資金，積極構(gòu)建數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)，配齊城建檔案存儲(chǔ)、備份、掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等基礎(chǔ)性設(shè)施。借助計(jì)算機(jī)管理軟件，廣泛收集、整理、立卷、保管與檢索利用各種城建檔案［5］。同時(shí)，構(gòu)建各種專(zhuān)題信息數(shù)據(jù)庫(kù)、館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3.3庫(kù)存檔案數(shù)字化、增量檔案電子化工作是數(shù)字化城建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)

　　檔案的數(shù)字化包含兩個(gè)部分，一個(gè)是庫(kù)存的檔案需要數(shù)字化，一個(gè)是新進(jìn)館的檔案一定要電子化，避免再掃描的工作，這些工作是數(shù)字化城建檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。就此，國(guó)家檔案局和住建部都對(duì)庫(kù)存檔案的數(shù)字化和增量檔案的電子化提出了明確的要求，尤其是2020年3月1日實(shí)施的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328–2019），其中的“每項(xiàng)建設(shè)工程都應(yīng)編制一套電子檔案，隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的，可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案”條款，可真正開(kāi)啟了數(shù)字化建設(shè)的新篇章。

　　3.4搭建數(shù)字化城建檔案管理平臺(tái)

　　城建檔案館應(yīng)立足于自身實(shí)際情況，積極構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理平臺(tái)，設(shè)計(jì)檔案接收、檔案管理、檔案服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析四個(gè)模塊，并積極借助城市大數(shù)據(jù)中心。查閱人員只需通過(guò)電腦檢索便可迅速查詢(xún)到所需的檔案標(biāo)題，而且可點(diǎn)開(kāi)查看電子檔案，使得群眾和企業(yè)享受高效率、便捷的檔案查詢(xún)體驗(yàn)。同時(shí)，這一平臺(tái)具有存儲(chǔ)電子化、增量電子化、檢索自動(dòng)化等功能，可加快城建檔案館數(shù)字化建設(shè)，為智慧化城市建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)。

　　3.5創(chuàng)新城建檔案數(shù)字化管理技術(shù)

　　現(xiàn)階段，城建檔案數(shù)字化建設(shè)在穩(wěn)步進(jìn)行中，還需要積極創(chuàng)新，促使其快速發(fā)展。在檔案的利用方面，應(yīng)多從服務(wù)角度，為查檔者提供最大的方便。例如，可以增加自助查檔、預(yù)約查檔、在線查檔、地圖查檔、移動(dòng)端查檔、3D庫(kù)房查檔等各種形式。

　　3.6引入數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)

　　目前，城市建設(shè)步伐不斷加快，城建檔案數(shù)量持續(xù)增加，尤其是很多城市開(kāi)展了地下管線普查測(cè)繪工作，數(shù)據(jù)檔案管理任務(wù)更加嚴(yán)峻，安全壓力日益倍增。為了能夠更好地服務(wù)城市建設(shè)，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，城建檔案館可引入數(shù)據(jù)安全系統(tǒng)。系統(tǒng)可具備閱讀、編輯、打印、復(fù)制、截屏等一系列安全權(quán)限控制功能，可安全加密系統(tǒng)中每一份文檔，避免文檔被竊取。同時(shí)，該系統(tǒng)應(yīng)對(duì)閱讀權(quán)限次數(shù)、文檔到期時(shí)間等進(jìn)行控制，打印文件時(shí)會(huì)留下細(xì)致的日志記錄，便于隨時(shí)查找打印問(wèn)卷終端機(jī)器人和操作人，有效預(yù)防文件以紙質(zhì)文件的方式流失。

　　3.7強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)與引進(jìn)工作

　　為了更好地提供檔案服務(wù)，城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，想方設(shè)法培養(yǎng)優(yōu)秀管理隊(duì)伍。縱觀城建檔案館，檔案管理隊(duì)伍的信息化綜合素質(zhì)較差，且良莠不齊。鑒于此，城建檔案館應(yīng)積極探尋人才隊(duì)伍建設(shè)策略，有效保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。其一，組織形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)。可采用在職培訓(xùn)的方式，要求國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)專(zhuān)家來(lái)單位開(kāi)展專(zhuān)題講座活動(dòng)，也可采取委培的方式，積極吸收先進(jìn)管理理念；其二，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋廣泛范圍、主次分明。和傳統(tǒng)的城建檔案管理工作相比，城建檔案數(shù)字化建設(shè)具有很強(qiáng)的復(fù)雜性及高風(fēng)險(xiǎn)，這就需要培訓(xùn)教育內(nèi)容應(yīng)將檔案管理、法律和信息化等層面全面囊括其中，同時(shí)確保主次分明，增強(qiáng)培訓(xùn)效果；其三，加大檔案管理人才引入力度，但必須滿足專(zhuān)業(yè)過(guò)硬、綜合實(shí)力較強(qiáng)的條件，充分發(fā)揮人才帶動(dòng)作用，打造一支優(yōu)質(zhì)城建檔案人才隊(duì)伍，以堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序開(kāi)展提供有效支持。

　　結(jié)語(yǔ)：

　　總之，在信息化技術(shù)日益普及的今天，檔案信息也更加繁雜，城建檔案管理數(shù)字化是必然趨勢(shì)。因此，城建檔案館應(yīng)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與大數(shù)據(jù)環(huán)境，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)一步挖掘城建檔案信息數(shù)據(jù)，為群眾提供優(yōu)質(zhì)、多樣化服務(wù)，促使城建檔案資源價(jià)值充分實(shí)現(xiàn)，提高利用率，以此來(lái)保證城市化建設(shè)可持續(xù)健康發(fā)展。

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　　作者：苗春丹