這篇論文主要介紹的是高校電子檔案信息安全及利用的內容，本文作者就是通過對高校電子檔案的相關內容做出詳細的闡述與介紹，特推薦這篇優秀的文章供相關人士參考。

　　關鍵詞:電子檔案;信息安全;高校

　　一、高校電子檔案現狀分析

　　高校檔案種類繁多，根據信息形成來源，可分為黨群類檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、財會檔案等[1]，給有效管理和歸檔利用增加了難度。

　　(一)缺乏統一的管理和歸檔指導

　　高校電子檔案一般由不同部門以數據庫的形式管理，包括招生錄用記錄、學生學籍信息、成績記錄單、科研立項檔案、科技成果轉化文件、基建圖紙、設備采購文件、招標合同、財務報表、公文材料等，形式多樣，格式不一。各部門利用不同管理系統以電子文件形式進行日常流轉，缺少統一規范和管理標準。由于使用的電子軟件系統不同，各部門數字化辦公能力參差不齊，導致檔案保管格式和內容存在差異，加之歸檔程序不明確，收集范圍、整理要求、篩選內容及分類使用缺少統一規范，使歸檔情況混亂，不利于有序利用。此外，由于電子文檔的技術性和特殊性，如果存儲設備選擇不當或數據格式分類不當，都會造成電子檔案的損壞或丟失，因此對電子檔案歸檔進行事前介入、事中指導和事后跟蹤就非常重要。

　　(二)管理手段比較落后

　　由于檔案歸檔要求比較模糊，軟硬件設施也不夠完善，為保證資料可以查證利用，各部門主要將紙質檔案移交檔案室保管，這導致高校大量的檔案仍采用傳統的保管模式，占用空間大，不利于查找利用，且電子檔案也主要來源于紙質檔案數字化和電子系統生成文件。近年來，檔案部門一直在進行紙質檔案數字化掃描，但由于設施不完善、檔案數量龐大等原因，電子檔案沒有發揮出主要的查考、憑證功能。

　　(三)人員配備和設施不完善

　　電子檔案是借助計算機技術通過數字編碼語言形成于特定介質的檔案材料。電子檔案的信息化建設既需要機房、網絡、計算機及網絡交換設備等硬件設施，又需要數據庫管理系統、編程環境、操作系統等軟件設施。當前，由于經費短缺，高校數字檔案館建設的軟硬件基礎設施還不完善，且由于保存不當，部分重要的資料無法讀取或損壞，無法實現信息共建共享。更重要的是，高校檔案管理部門專業技術人才偏少，人員知識結構單一，缺少通曉檔案管理、數據處理技術、信息加密技術和網絡通訊技術的復合型人才。

　　二、高校電子檔案的安全風險

　　電子檔案從電子文件發展而來，2003年國家檔案局出臺了《電子公文歸檔管理暫行辦法》，確定了電子檔案和紙質檔案同等重要的位置。按照文件格式，電子檔案可以分為視頻檔案、聲音檔案、圖像檔案、文本檔案、多媒體檔案等，具有易存儲、傳輸快、能更改、系統依賴、可與載體分離等特點。

　　(一)電子檔案的優劣勢分析

　　電子檔案的優勢一是管理快捷高效，提高了工作效率;二是節省占地空間;三是節約自然資源，減少人力成本，提高了經濟效益;四是通過網絡技術可實現資源共享。電子檔案的劣勢一是編碼復雜，具有非直讀性，設備依賴性強，技術更新頻繁;二是易于復制更改，檔案原始性和安全性難以保證;三是網絡傳輸存在病毒和黑客攻擊危險，易發生信息泄露。在數字化、信息化時代要做好電子檔案的保管利用工作，只有去粗取精、辨別優劣、分析利弊，克服電子檔案弱點的安全威脅，防范不良因素的安全影響，才能發揮電子檔案保管利用的技術優勢，提高檔案的社會價值。

　　(二)高校電子檔案面臨的主要風險

　　高校電子檔案在收集、管理、利用方面，主要面臨自然環境、技術支持、網絡傳播三方面風險。保存場所的溫度、濕度、灰塵、電磁場、光線、機械振動等自然環境對電子檔案的載體都有很大影響。高校檔案館一般建筑年代較遠，設置在較低樓層或者地下室中，環境潮濕、光線不足，不適宜的保存條件會損壞載體，影響電子檔案的保存質量。電子文件的載體材料主要是磁盤、光盤和硬盤，存儲元件極易受到溫度、濕度、光線的腐蝕和外磁場、機械振動等因素破壞，造成元件的損壞消磁，影響電子檔案保管年限，因此高校電子檔案要及時做好備份和遷移工作。技術支持風險指電子檔案依賴計算機系統、軟件更替缺少兼容性和穩定性。由于缺乏技術人員持續支持，在電子檔案保管過程中常遇到軟硬件配置維護、安全技術更新不當、載體保管類型轉變、數據存儲格式更改、軟硬件的設計缺陷及更新升級、操作系統漏洞隱患、突然斷電損毀硬盤等情況，都會給檔案安全構成重大威脅，造成信息內容丟失、更改、不可讀取。因此要深刻認識技術風險危害，提前做好應對預案，及時進行漏洞修補和技術更新，保證技術支持。借助網絡技術、多媒體技術，電子檔案可充分發揮其方便快捷的傳播優勢，擴大宣傳范圍。但如何保障電子檔案在網絡上的安全，防止檔案信息被盜取、泄露、更改，也成為當下檔案人員研究的重要課題。黑客的入侵、計算機病毒攻擊、系統的漏洞攻擊、網絡釣魚、垃圾郵件……網絡上的每一個環節都有可能成為攻擊的目標。為了增強數字檔案網絡安全防御能力，高校檔案部門應建立起完整的防范體系，從制度措施、管理措施、技術措施、人員措施等各方面加強布局、整合資源、統一領導，有效防范網絡風險。

　　(三)高校電子檔案安全工作的新要求

　　電子檔案的原始性、真實性、安全性和可用性是確保電子檔案文件的重要屬性，針對電子文件易存儲、傳輸快、能更改、系統依賴、可與載體分離等特點，需要對高校電子檔案管理利用工作提出新的要求。1.擴大安全保護范圍，縮短安全保護更新周期[2]與傳統檔案只依賴存儲介質安全不同，電子檔案要保證經過技術處理后文件具有可讀性、電子文件傳輸技術遷移后內容結構的真實性以及電子文件數據恢復和異地異質數據備份的安全性[3]，其安全保護范圍包括文件生成、流轉、傳輸、應用各個方面，電子檔案的保管與利用和信息技術發展、數字科技革新速度有重要關系。以文件運動規律為指導，運用體系安全思想擴大電子文件保護的內容及要求，從最初形成到最終銷毀或永久保存，文件的生成方、管理方、軟件開發方、網絡運營方、用戶方應采取管理保護措施，縮短電子檔案的安全維護周期，跟隨技術革新頻率，保證檔案長久可讀可用。2.將電子檔案歸檔及安全保管嵌入日常工作文檔一體化管理情況下，應對電子文件從產生、保存到銷毀進行全過程管理。文件形成初始，檔案管理人員要對歸檔文件的格式、內容、安全提出要求和指導，規范指導和安全管理從電子文件生成、流轉、傳輸、應用到歸檔保存的整個生命周期。將檔案管理計算機化納入高校信息化建設方案，建立健全的科學管理機制和流程[4]，完善各類檔案網絡使用規范，應用網絡保護技術防范網絡攻擊，促進辦公自動化與檔案管理軟件的有效對接，把“歸檔”“安全”環節自然嵌入電子文件流程，是保證檔案安全可控的重要措施。3.提高檔案人員安全意識和專業技術水平要想保證電子檔案完整安全，最重要的是提高檔案人員的安全意識。要樹立現代化的檔案管理觀念，要培養檔案人員認真負責的工作態度，增強其責任意識。檔案人員要積極貫徹落實《中華人民共和國保守國家秘密法》《網絡安全法》，熟記保密條款，加強保密紀律教育，做到專機專用，指定專人管理，確保電子公文傳輸安全[5]。此外，檔案人員不僅要具備檔案管理基礎知識，還應熟練掌握電子計算機軟硬件技術、數字通信技術、數據處理技術、數據恢復技術、網絡安全技術、數據庫使用等，熟練使用檔案管理軟件，綜合提高專業技術水平。

　　三、高校電子檔案的發展利用方向

　　目前，全國都在快速推進數字檔案館(室)建設，高校檔案館也應順應數字時代要求，以創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，將數字檔案館建設融入智慧學校建設體系。

　　(一)加強新媒體平臺建設，豐富檔案利用渠道

　　隨著微博、微信等社交平臺的出現，人們信息交流變得更加快捷方便，圖片傳送、微信支付、公眾號關注、圖像識別等信息化智能化技術普遍應用于各行各業。在互聯網思維、大數據應用、智能化管理方面，高校檔案數字化管理稍顯滯后，服務方式單一，信息查閱復雜，服務體驗不佳。綜觀現代信息技術給檔案管理手段、用戶體驗、檔案文化傳播及價值體現等方面帶來的變化，高校應加緊對海量非密級檔案數據資源進行加工、整理、分析和研究，從中找出數據關系，構建互聯、感知、開發、共享的智能化網絡平臺。以圖像識別技術、信息檢索技術、數據加密保護技術和網絡傳輸技術為依托，了解用戶咨詢利用的需求，方便檔案資料的檢索、查詢和安全防范。要努力創建以利用者為中心的“高校檔案信息服務導航”，建立特色應用模塊，設置使用權限，逐步實現檔案的網絡化服務。

　　(二)盤活高校檔案資源，發揮憑證、查考和備忘作用

　　高校檔案是師生工作、生活和學習的真實記錄，涉及個人的切身利益，并能夠提供真實性、可靠性證明，與師生的職稱評定、學歷認證、成績查詢、出國留學等息息相關。高校可利用數字檔案信息，建立學歷認證和學籍材料數據庫，方便企業或個人查詢相關人員學籍信息、學習成績、獎懲情況，方便學生報考、辦理學歷認證或出國深造等事項。同時，要促進檔案館間信息共建共享建設，加強對高校檔案中記錄保存社會發展變遷、重要歷史佐證檔案資料的整合和利用，發揮其社會記憶的歷史價值。此外，要借助“互聯網+”優勢，利用校園網、檔案網站等傳播高校歷史檔案信息，宣傳再現學校發展的全部歷程和精神風貌，繼承和發揚高校優良的文化遺產，傳承高校悠久的歷史傳統文化。

　　(三)建設數字化檔案館，實現檔案信息網絡共享

　　目前，伴隨學校數字校園建設及各種辦公自動化系統的投入使用，教學課件、教學視頻、政務文件、學生信息、科研管理、數字化檔案文件等多種電子檔案，為高校數字檔案館建設提供了大量豐富的數字資源。近年來，我國深入開展高校跨越式發展，使高校在地理分布上改變了以往空間相對集中的傳統辦學模式，各種檔案信息的產生、管理和保存也隨之日益分散化和復雜化[6]。隨著時代的變化和發展，利用網絡進行查詢利用的需求明顯增強，數字檔案館建設成為關乎檔案事業穩定、持續、健康發展的戰略決策。高校數字檔案館建設可以打破時間空間的限制，允許用戶利用網絡進行跨校區遠程登錄查詢，滿足學校不同群體的個性化需求，提升廣大師生對檔案工作滿意度。數字信息時代，高校檔案工作應借勢發力，從環境、技術、人員等多方面系統加強電子檔案安全管理，利用互聯網思維和現代信息技術，從“開放、協作、共享”的角度改變檔案服務的模式，提升高校檔案工作的生命力、執行力和創造力。

　　【參考文獻】

　　[1]白曉春.淺談高校檔案工作的重要性及幾點建議[J].黑龍江史志，2014(23):210.

　　[2]陳思.電子檔案安全體系構建[D].長春:吉林大學，2011.

　　[3]曹玉蘭.論高校檔案數字化中的風險與應對措施[J].檔案管理，2017(2):91-92.

　　[4]邱曉青.電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策[J].福建教育學院學報，2015(4):111-113.

　　[5]陸曉慶.信息時代檔案管理面臨的挑戰及應對措施[J].辦公室業務，2018(2):135.

　　[6]張干榮，李建平.高校數字檔案館建設存在的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017(10):183-184.

　　作者：陳思 單位：哈爾濱職業技術學院